< Regel 001: Die erste Grundregel - Kein Recht an sich haben! Jede und jeder trägt persönlich die gesamte
Verantwortung für die eigene schriftliche Kommunikation - mündlich kann ja spontan widersprochen werden >
In der D.Zeichen-Punkt-Komma AG wurden nach zum Teil leidenschaftlicher Diskussion nicht nur auf Vorstandsebene vier
Basisregeln verabschiedet. Sie liegen der gesamten, inneren (und erst recht äußeren) Kommunikations-Kultur zu Grunde,
wenn es um die schriftliche E-Mail und sonstige elektronischen Nachrichten geht.
Für die erste Grundregel erinnerte man sich an den Satz von Wittgenstein: Wie überall sonst in der Sprache (und auch beim
Sprechen und beim Schreiben und beim Lesen & Verstehen) berühren sich im E-Mail-Dialog Erwartung und Erfüllung.
Das Herausfordernde:
Niemand mehr hat die Gewissheit, man könne (!) Recht haben, nur weil man eine elektronische Nachricht verschicken oder
beantworten kann!
Das Überraschende:
[ ~ Jede und jeder trägt die gesamte (!) Verantwortung für die eigene schriftliche Kommunikation. ~ ]
< Regel 002: Begrüßung nach oben, zum Ersten >
Begrüßen Sie Ihren Vorgesetzten / Teamleiter in einer E-Mail bitte entweder mit einem informellen „Hallo“ oder mit einem
freundlichen „Guten Tag“.
< Regel 003: Begrüßung nach oben, zum Zweiten >
Begrüßen Sie Ihren Vorgesetzten / Teamleiter in einer E-Mail mit „Sehr geehrter Herr Fründt-Geers“, dann kann sich die
Begrüßung zu distanziert anhören und das muss nicht sein.
< Regel 004: Begrüßung nach oben verzichtbar, wenn ... >
Verzichten Sie in einer E-Mail an Ihren Vorgesetzten nur dann auf jede Anrede,
(a) wenn sich die aktuelle E-Mail nur auf sachliche und keinesfalls emotionale Dinge bezieht.
(b) wenn sich der E-Mail-Dialog sehr beschleunigt hat und es lediglich um eine schnelle Verständigung geht.
< Regel 005: Begrüßung Kollegen / Mitarbeiter >
Begrüßen Sie in einer E-Mail an Kollegen und/oder Mitarbeiter diese mit dem informellen „Hallo“ oder mit einem lächelnden
„Guten Tag“.
< Regel 006: Begrüßung „Hi“ >
Das gelegentlich bei der D.Zeichen-Punkt-Komma AG anzutreffende „Hi“ hat für meinen Geschmack zu viele
Nebenbedeutungen wie etwa „Hai“ oder „High“ oder „Hihi“ und so weiter; das passt irgendwie nicht.
< Regel 007: Begrüßung „Salve“ & andere Kommunikations-Medien wie Chat, SMS und Social Media >
Sonderbegrüßungsformen wie etwa „Salve!“ können in bestimmten Kontexten ganz nett sein, aber nur, wenn sie wirklich
keine Nebenbedeutungen haben!
< Anmerkung 007/01 >
Je weniger Raum für die eigentliche Nachricht bereitsteht, desto eher ist man geneigt, an der Begrüßung zu sparen. Dieses
führt häufig zu Irritationen und manchmal zum Schweigen und dann Vergessen. Leider werden dabei auch die
möglicherweise relevanten Inhalte vergessen.
< Regel 008: Die „to“-Adressierung >
In der D.Zeichen-Punkt-Komma AG wird dem Feld „to“ eine eigene Bedeutung gegeben.
Wer via „to“ angemailt wurde, konnte davon ausgehen, dass
(a) der E-Mail Inhalt unmittelbar zu seiner Arbeit gehörte,
(b) oder sie/er (sofort) etwas unternehmen sollte / musste.
< Anmerkung 008/01 >
Schade, in Social Media kann dieser Präzisierung der schriftlichen Kommunikation nicht genutzt werden. Das aber ist den
meisten Gurus und sonstigen Personen nicht klar.
< Regel 009: Die „cc“-Adressierung >
Auch dem „cc“ wurde in der D.Zeichen-Punkt-Komma AG eine eigene Bedeutung gegeben. Wer sich per „cc“ angemailt sah,
konnte diese E-Mail getrost vernachlässigen. „cc“ bedeutet:
(a) Der Inhalt der E-Mail gehört nicht unmittelbar zu der Arbeit.
(b) Man muss / braucht nichts zu unternehmen.
(c) Man soll lediglich informiert werden, aber es hat keine Eile.
< Regel 010: Die „bcc“-Adressierung >
Nun noch die Sache mit dem „bcc. / Blinde Kopie“, nur der Bcc.-Empfänger und der Absender wissen um diese
Adressierung, sie bleibt für alle anderen E-Mail Empfänger unsichtbar. Für „bcc / Blinde Kopie“ wurde schließlich dieses
vereinbart:
(a) In den internen E-Mail-Dialogen wird „bcc.“ nicht toleriert.
(b) In externen E-Mail-Dialogen wird „bcc.“ ebenfalls nicht toleriert, wenn eine externe Person die E-Mail als „bcc.“ erhält.
(c) In externen E-Mail Dialogen kann „bcc.“ passend sein, wenn man andere Personen informieren möchte, ohne dass es die
externe Person zu erfahren braucht.
< Regel 011: Schreiben wie E-Mail - natürlich aus Rücksicht gegenüber dem anderen >
Sie wollen Rücksicht auf andere nehmen, dann nutzen Sie doch die schriftliche Kommunikation wie E-Mail, wenn...
(a) Der andere sitzt nicht in demselben Raum wie Sie oder sein Arbeitsplatz ist weiter entfernt. Ihr Aufstehen, Hingehen und
selbst das leise Reden würden andere stören.
(b) Sie den anderen während eines Telefonates oder während eines anderen Gespräches nicht stören wollen.
(c) Sie die persönliche Arbeitsorganisation des / der anderen wirklich ernst nehmen und ihm / ihnen nicht vorschreiben
wollen, wann und wie er /sie sich um die Anfrage / Informationen zu kümmern hat.
< Regel 012: Schriftliche Kommunikation wie E-Mail wg. Telefon >
Sie wollen oder Sie müssen oder Sie sollen jemanden erreichen und wie so oft klingelt das Telefon ins Leere, Sie geraten an
eine Mailbox oder das Telefon ist schlicht und einfach besetzt - dann nutzen Sie die E-Mail! Und schicken nicht eine SMS,
wenn das möglich wäre.
< Regel 013: E-Mail wg. Kosten >
Sie wollen Kosten und Zeit sparen, dann nutzen Sie doch die E-Mail, wenn....
(a) Sie (dringend) mehr als einer Person über etwas informieren wollen oder informieren müssen - und ein Meeting oder
Gespräch aus welchen Gründen auch immer nicht geplant ist.
(b) sich Ihre Gedanken erst nach 22.00 Uhr richtig geklärt haben, aber niemand mehr im Unternehmen ist, der Ihnen zuhören
könnte.
Ein Eintrag in irgendein Forum, etwas an die so genannte „Pinnwand“ einer Social Media Plattform oder was es sonst in
Ihrem Unternehmen gibt oder geben sollte, das ist in dieser eindeutigen Situation wenig „zielführend“. Ihnen geht es ja um
eine ausgewählte Schar, der Sie Ihre Botschaft mitteilen wollen. Weil nur die Schar es braucht, nicht alle. Fantastisch, Sie
sparen Kosten! Auch der Informations-Überschuss verursacht Kosten!
< Regel 014: „Was“ schreibt, das bleibt - schriftliche Kommunikation wie E-Mail wg. sicherer Information >
Sie sind auf Sicherheit angewiesen, Sie benötigen Belege, dass Sie dieses oder jenes zu einem bestimmten Zeitpunkt
erledigt haben, dann nutzen Sie doch die E-Mail, wenn....
(a) Sie ein formloses Protokoll für das haben möchten, was Sie (!) gegenüber wem (!) zu welcher Zeit (!) „kommuniziert“
haben.
(b) sich Ihre Gedanken erst nach 22.00 Uhr richtig geklärt haben, aber niemand mehr im Unternehmen ist, der Ihnen zuhören
könnte.
< Regel 015: Schreiben wie E-Mail wg. klarer Inhalte & Information >
Sie wollen einfach mal - ohne dass jemand dazwischenredet (übliche mündliche Kommunikation, war natürlich ein Scherz)
oder gelangweilt aus dem Fenster schaut (non verbale Kommunikation) - einen Sachverhalt, eine Handlung oder eine
Situation klar herausarbeiten - nutzen Sie eine E-Mail, nutzen Sie eine E-Mail des Typus C-Mail.
Mit einer solchen E-Mail ist das kommende Meeting gut vorbereitet - wenn die anderen es auch gelesen hätten!
< Anmerkung 015/01 >
Natürlich könnte man diesen Text auch als Posting verwenden - nur warum sollte der Text auch Personen zur Verfügung
gestellt werden, die an dem Meeting überhaupt nicht teilnehmen.
< Regel 016: E-Mail schreiben, da kein Aufwand >
Sie brauchen die E-Mail natürlich immer dann, wenn...
(a) Sie eine E-Mail weiterleiten wollen, natürlich;
(b) Sie außer der Nachricht noch ein Dokument, einen Link u.A. verschicken wollen / müssen;
(c) Sie geschäftlich unterwegs sind und über einen Internetzugang oder Blackberry verfügen;
(d) der andere, den Sie erreichen wollen, in einer anderen Stadt oder Land sitzt;
(e) der andere auf einem anderen Kontinent sitzt und Sie das Problem der Zeitverschiebung haben.
< Regel 017: Regel E-Mail auf E-Mail >
Sie reagieren mit einer E-Mail, wenn es erforderlich ist oder Sie es für erforderlich halten. Wechseln Sie nur in absoluten
Ausnahme-Situationen das Medium.
< Regel 018: Die Innovation No. 1, E-Mail des Typus A-Mail >
Die MitarbeiterInnen der D.Zeichen-Punkt-Komma AG waren ungehalten, denn laufend wurde von E-Mail Flut gesprochen,
aber die Verantwortlichen kamen nicht so richtig rüber mit ihren Vorstellungen, für was den genau E-Mail eigentlich sei.
Heute gibt es in der D.Zeichen-Punkt-Komma AG eine E-Mail vom Typ „A-Mail“. Sie darf nur eine Information, einen Inhalt
enthalten und / oder sie enthält eine Frage, eine Bitte oder eine Anweisung. Eine „A-Mail“ besteht also aus 1 - 2 einfachen
Sätzen, so kann man das auch schreiben.
Ja, anfangs fiel diese Konzentration jedem schwer, aber mit der Zeit bekommt man Übung für das Angemessen, das
Relevante und das Wesentliche.
Anmerkung 018/ 01:
Den ökonomisch Denkenden - auch beim Schreiben und Antworten - war sofort klar: bei dem Typ A-Mail wird JEDES Wort
wichtig, denn je kürzer eine E-Mail (oder auch ein Satz), umso wichtiger jedes Wort. Man organisierte das, dass jede und
jeder die Schreib-Kompetenz verbessern konnte, man fragte mich! Danke!
Anmerkung 018/02:
Ein Chat-Beitrag, eine SMS, ein Tweed (Twitter) dürfte klar dem Typus A-Mail zugeordnet werden können. Vermutlich
wurden die Konsequenzen aus dieser Zuordnung noch nicht verstanden, oder Frau Merkel?
< Regel 019: Die Innovation No. 2, E-Mail des Typus B-Mail >
Nachdem die „A-Mail“ eingeführt war und man auch ein wenig üben konnte, hatte man sich an diese knappe Form ganz gut
gewöhnt, und schon funktionierte sie ganz gut, dann führte die D.Zeichen-Punkt-Komma AG einen zweiten Typ ein: die
logischerweise so genannte „B-Mail“!
Die „B-Mail“ hat als Umfang 2 - 5 Sätze, in denen etwas beschrieben werden kann. Sehr knappe und auf die individuelle
Situation abgestimmte Begründungen kann man unterbringen.
Während eine „A-Mail“ aus einer schlichten, deswegen besonders auffälligen Entschuldigung bestehen kann, wird in der „B-
Mail“ zu der Entschuldigung auch eine nachvollziehbare und angemessene Begründung geschrieben.
< Regel 020: Die Innovation No. 3, E-Mail des Typus C-Mail >
Um die möglichen E-Mail-Typen abzurunden, fehlte eigentlich nur noch einer, mit dem eine umfangreichere E-Mail möglich ist,
die möglicherweise schon das Memo ersetzen könnte, aber noch nicht in die Gattung Aufsatz oder Abhandlung ausfließt.
Die „C-Mail“ wurde erfunden, wer hätte das gedacht.
Die „C-Mail“ wird dann genutzt, wenn es um sehr wichtige, relevante Themen geht - wie aber das entscheiden?
Mein Rat: Analyse und Üben.
Oder die „C-Mail“ wird genutzt, wenn weitreichende Konsequenzen im Spiel sind. Immer dann braucht man Platz für eine
ausführliche aber dennoch sachliche und manchmal zuspitzende Begründung.
Umfang der „C-Mail“: 4 Sätze bis x Sätze - aber eine Ordnung und Struktur muss das haben!
< Regel 021: In der Hauptsache - Sie wollen informieren, wie dann anfangen >
Sie haben sich entschieden, Sie wollen informieren! Sie nehmen sich das Smartphone zur Hand, das iPad, iPhone, oder Sie
setzen sich einfach an Ihren Rechner, öffnen ein Mail-Programm oder so ähnlich, und wollen nun starten!
ABER, wenn Sie informieren wollen, womit starten Sie dann wirklich - und ich meine mal nicht die Anrede!?
Selbstverständlich fangen Sie natürlich nicht an mit: Zu Ihrer Information...
So fangen Sie natürlich ebenfalls nicht an: Es begab sich zu einer Zeit....
Fangen Sie mit einem Haupt-Wort an, eben mit der Haupt-Sache, über die Sie informieren wollen. Keine Umstände, keine
Eigenschaften, keine Emotionen, einfach nur die Sache, über die Sie informieren wollen.
Das fällt schwer?? Klar, nicht umsonst sind Sie hier auf meiner Web-Site, ich würde Sie ja gern unterstützen, aber wenn wir
uns überhaupt nicht kennen. Schade.
Fangen Sie aber mit der Sache an, und die etwa wie gesagt mit einem Haupt-Wort an erster Stelle, dann kann das was
werden. Etwa so....
Liebes Rechnungswesen,
Herzattacken wegen zu spät bezahlter Rechnungen, .... (...ich garantiere Ihnen, diese Information kommt an!)
< Regel 022: Fragen wollen Sie, nur zu! Mit E-Mail >
Wie das Leben so spielt, nun wollen Sie eine Information oder bestimmte Inhalte ermitteln - also eine Frage stellen.
Können Sie bei der E-Mail gleich mit der Tür ins Haus fallen? Können Sie gleich mit der Frage beginnen? Können Sie nur eine
Frage in einer internen E-Mail stellen und auf ein „Um-Zu“ verzichten?
Ja! - siehe die A-Mail.
Jein! - siehe die B-Mail - denn dann sollten Sie noch ein wenig die Frage unterfüttern. In welchem Zusammenhang steht die
Frage - ein Haupt-Wort und ein wenig dazu. Warum ist die Frage relevant - ein Haupt-Wort und ein wenig dazu.
Warum stellen gerade Sie diese Frage - na klar, Sie sind der Chef, aber bei E-Mail ...
Da bleibt dann schon mal die E-Mail unbeantwortet, weil sie zu sehr Chef ist, Antworten macht eben keine Freude. Manchmal
ist es gerade für einen Chef von Vorteil, wenn er/sie gleich schreibt, wie es denn mit der Antwort, der Auskunft, der
Information, dem Inhalt weitergeht - das nennt man dann transparente E-Mail-Prozesse und funktionierende E-Mail-Kultur.
Fragen per Twitter - kommt wer mit zum Essen, vielleicht. Aber sonst. Im Geschäft, nein. Fragen per Facebook oder Xing -
wenn es nichts mit dem Geschäft zu tun hat, vielleicht.
Denken Sie daran, E-Mail ist diskret!
< Regel 023: Souveränität in den scheinbar kleinen Dingen, das Komma
Wer zeigt, dass sie oder er mit Kleinigkeiten souverän umgeht, zeigt Größe. Beispiel, das Komma und seine Regeln. Ein
Komma ist ganz einfach ein freundlicher Hinweis auf eine kleine Pause, etwa im Lesen.
Komma-Regeln in E-Mail - was immer Sie in einer E-Mail schreiben, behalten Sie den Empfänger und dessen Erfahrungen und
auch „Welt“ im Blick.
(a) Setzen Sie unbedingt ein Komma an den Stellen im Satz, an denen ein Komma vorgesehen ist. Sie sind sich nicht sicher -
dann lesen Sie selbst doch den Satz mal laut vor. Wo Sie selbst eine kleine Pause machen, da könnte ein Komma stehen -
oder Sie fragen bei mir nach, indem Sie mir eine E-Mail schreiben!
(b) Setzen Sie ein Komma, wenn Sie zwei Hauptsätze dicht nebeneinander bringen wollen, das Komma schafft dann diese
Verbindung!
(c) Setzen Sie ein Komma an den Stellen, wo Sie das Gefühl (!) haben, da sollte der Leser mal eine kleine Pause machen.
< Regel 024: Ausrufungszeichen setzen! In E-Mail und anderen Texten wie Facebook, Xing, SM >
Die Situation: Hallöle, Hallo! Hallo-Hallo!!!
Bitte unbedingt (!) auf die aktuelle (!) Situation achten - das sind Ihre Optionen, wie Sie das in der E-Mail nutzen:
(a) Anrede - hier stellt das einfache Ausrufungszeichen das Ende der Anrede dar.
(b) Anrede plus ca. drei weitere Ausrufungszeichen bedeutet hingegen, jetzt geht es mit irgendwelchen Gefühlen los.
Beispielsweise kann Verwunderung enthalten sein, entsetztes Erstaunen und ausuferndes und alles umarmendes Freuen!
(c) Ausrufungszeichen als Kennzeichen, beispielsweise einer Bitte, einer Aufforderung, eines Befehls. Mal schnell
weitersagen! Ist irgendwie in Vergessenheit geraten!
(d) Ausrufungszeichen am Ende eines Satzes, der - Sie ahnen es (!) - Gefühle ausdrückt. „Den Auftrag haben wir
gewonnen!“
(e) Nach der neuen Rechtschreibung haben Sie (!) dann noch die Möglichkeit, gleich hinter einem wichtigen, alles
entscheidenden Wort zur besseren Hervorhebung ein Ausrufungszeichen mitten in den Satz zu setzen, aber dieses bitte in
Klammern! Zur Akzentuierung! In E-Mail und anderen Texten.
< Regel 025: Die zweite Grundregel - Macht & Chance des einzelnen Wortes >
In der D.Zeichen-Punkt-Komma AG hat man sich lange Gedanken gemacht - wie alles kam mit der E-Mail, wie alles geht mit
der E-Mail und wie es dann auch in der Zukunft weitergehen soll. Wenn andere elektronische Medien hinzukommen, wenn
Facebook in das Interne einzieht, wenn Social Media allgegenwärtig wird.
Die Grundregel zwei war geboren: In einer E-Mail kommt es auf jedes Wort, ich wiederhole es, auf jedes Wort an!
Im Übrigen, was glauben Sie, warum es in der D.Zeichen-Punkt-Komma AG von diesem Tag der zweiten Grundregel an
hauptsächlich kurze E-Mails gab, die A-Mail!
Nur die Unverbesserlichen, die ohnehin niemand wirklich ernst nimmt, und die Könner, die man wegen ihres sichtbaren und
angemessenen Könnens ernst nehmen muss, die wagen sich noch auf die Distanz, also an die B-Mail und erst recht an die
C-Mail! Eine vorbildhafte Gruppe war geboren, sowie eine Kontra-Gruppe. Eine lebhafte Entwicklung.
Anmerkung 025 / 01
Auffallend in der Wirtschaft und in all den Unternehmen ist diese Tatsache: In der Kommunikation und nahezu in jedem Dialog
wird mit abstrakten, abgeleiteten Begriffen gearbeitet. Diese schreibt „Verkaufschance“ und meint die Chance, ein Produkt
zu verkaufen; jener schreibt „Verkaufschance“ und meint die Chance, seine Provision für das laufende Jahr zu verbessern.
Das Problem ist nun, dass die Ableitungen, die hinter den Begriffen liegen, nicht befragt und nicht erklärt werden.
Jeder kann alles sagen und schreiben. Genau das passiert. Die Gelegenheiten der Kritik und des Hinterfragens sind
eliminiert, da man sie als unproduktiv und lediglich Kosten steigernd ansieht.
Die ganze Wirtschaft arbeitet mit abgeleiteten Begriffen (Derivaten einer Anfangs-Bedeutung). Die Ableitungen werden nicht
mehr befragt - also kann jeder alles sagen. Und hat recht. Und hat das Recht.
< Regel 026: Die dritte Grundregel - die Verantwortung der / des Einzelnen ist unantastbar >
Die Verantwortung des Einzelnen ist bei jedem Text, egal ob Facebook oder E-Mail unantastbar, das legte die D.Zeichen-
Punkt-Komma AG innerhalb der Präambel zu den Kommunikations-Regeln fest.
Die Verantwortung und die Freiheit des Einzelnen - so schrieb man weiter - bewegt sich innerhalb der Regeln. Sie toleriert
keine Beliebigkeit und Willkür, d.h. nur weil man gerade in der Stimmung ist, darf man nicht allen in der D.Zeichen-Punkt-
Komma AG eine E-Mail schicken.
Auch der Ausstieg aus dem Berufsleben gehört nicht in eine E-Mail, die dann „an alle“ geschickt wird. Denn „alle“ steht in
dem Verdacht, beliebig zu sein. Es sei denn, Sie sind der Vorstandssprecher. Aber sind Sie das?
Die Verantwortung und die Freiheit des Einzelnen, was die E-Mail und alles andere Geschriebene angeht, bezieht sich auch
auf seine individuellen Emotionen - wenn er sich bei einer E-Mail-Antwort eines anderen ärgert, dann ist der Ärger ernst zu
nehmen.
Die Verantwortung und die Freiheit bezieht sich auf die individuellen Sichtweisen - wenn die Person den in einer E-Mail
angepriesenen Sinn einer Marketing-Aktion nicht erkennt, dann ist das ernst zu nehmen.
Die Verantwortung und die Freiheit bezieht sich auf die individuellen Ausschnitte - wenn er in einer E-Mail nur von Profit,
Profit schreibt, und mit keinem Wort die Kosten erwähnt, dann ist dieser Ausschnitt „Profit“ ernst zu nehmen.
Sie ahnen, wo es hingeht? Gut!
Weil es mit den Begriffen „Verantwortung“ und „Freiheit“ in Unternehmen immer so eine Sache ist, fügte man in der
D.Zeichen-Punkt-Komma AG gleich hinzu: Die Verantwortung und die Freiheit des anderen ist ebenfalls jederzeit zu
berücksichtigen.
Die Freiheit kann sein, eine E-Mail NICHT zu lesen, wenn es allgemein nachvollziehbare Gründe gibt!
< Regel 027: Das Lesen eines „Wir“ und was daraus folgen kann … >
Lesen Sie in wichtigen Situationen wie jemand, der eben erst das Lesen gelernt hat. Lesen Sie dann Wort für Wort - das ist
in der D.Zeichen-Punkt-Komma AG zu einer festen Regel geworden.
Fangen wir - also Sie liebe Leserin, lieber Leser und ich - fangen wir drei also mal an mit dem Lesen von „Wir“. Schluss mit
diesem Überlesen.
In einer E-Mail fragen Sie sich bitte sofort, wenn Sie auf ein „Wir“ stoßen, wer exakt-genau steht für „wir“, wer ist „WIR“?
(a) Ist „Wir“ ein verstecktes „Ich“, welches zu schüchtern ist oder sich machtlos fühlt und deswegen das stark tuende „Wir“
braucht?
(b) Ist in dem „Wir“ die gesamte Abteilung enthalten, einer hat sich zum Schreiber erhoben und nun geht das Mobbing los?
(c) Ist in dem „Wir“ der Chef enthalten, der am liebsten von sich in der Mehrzahl schreibt, wie einst Caesar? Das ist nicht
gerade modern und bremst jeden Dialog, auch jeden E-Mail-Dialog. Und bei Facebook wirkt es lächerlich.
(d) Fängt gar ein Satz in einer E-Mail so an: „wir glauben ...“ - dann sollten Sie eigentlich nicht mehr weiterlesen.
Das „Wir“ und meine Regel: Wenn Sie nicht genau oder sicher aus dem Zusammenhang der E-Mail klären können, wer „wir“
in der Wirklichkeit ist, dann boykottieren Sie die Lektüre und sparen Zeit.
< Regel 028: Wichtig!!! >
In der D.Zeichen-Punkt-Komma AG wurde, nachdem es immer wieder Diskussionen gab, einfach mal festgelegt, in welcher
Situation aus Sicht der AG eine Textnachricht wie E-Mail wichtig / important / exklusiv wird:
(I) Wenn sie an viele Empfänger geht.
(II) Wenn sie aus der Führungsebene kommt.
(III) Wenn ihr (Subject / Betreff) wichtig wichtig für die direkten Empfänger (to) ist.
(IV) Wenn die Initiativ-E-Mail, also die Textnachricht, die plötzlich und unerwartet in das Sein gelangt, zu einem bestimmten
und auffälligen Zeitpunkt verschickt wird. Auffällige Zeitpunkte in der D.Zeichen-Punkt-Komma AG sind vor einer
Jahreshauptversammlung, vor Bekanntgabe wichtiger Änderungen, vor dem Jahresende.
(V) Wenn die Initiativ-E-Mail jede Woche / jeden Monat zu diesem Zeitpunkt verschickt wird und (I) und/oder (II) und/oder (III)
zutreffen.
(VI) Wenn im Subject / Betreff das Bekannte vor dem Neuen steht und etwas von (I) bis (III) zutrifft.
Dann, nur dann ist eine Textnachricht wie E-Mail wirklich wichtig.
Anmerkung 028/01:
Einmal die Situation durchspielen: Wenn eine E-Mail an viele Empfänger geht, was ist denn das Besondere? Das Besondere
ist, dass nicht alle Empfänger auf jede in der Initiativ E-Mail angesprochene Situation gleich reagieren.
Wollen Sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum nächsten Ersten kündigen, schreiben Sie eine E-Mail an alle - und jede
und jeder wird die Konsequenzen für sich selbst ziehen. Das war es dann wohl mit der AG.
Wollen Sie über bestimmte Themen informieren, dann schauen Sie sich den Verteiler genau an. Lassen sich vielleicht
Gruppen bilden, um z.B. einzelne aber wichtige Aspekte des Themas besser und nachhaltiger in diese ausgewählte Gruppe
zu bringen! Viel zu häufig wird ein Thema (z.B. neue PR-Kampagne) mit all seinen Facetten an alle gemailt, nur weil man alle
eben nicht mit der Präsentation beglücken konnte, die aber doch irgendwie zu der AG dazugehören. Nun komme mir keiner,
man solle doch die Präsentation ins Intranet stellen und wer mag... Intranet ist eine Litfaß-Säule, E-Mail direkter Dialog.
Wollen Sie eine Handlung in Gang bringen, wollen Sie Aktivitäten fördern, dann sind viele Empfänger Ihrer E-Mail wenig
geeignet. Ein Beispiel!
Sie ärgern sich schon lange, dass irgendwer immer vergisst, das Licht auszumachen. Also schreiben Sie eine E-Mail des
Typs A-Mail mit dem kurzen und knappen Inhalt:
„Der letzte macht bitte das Licht aus! Danke!“
Was passiert nun? Jede Wette, dass sich ein Spaßvogel findet, der als Antwort an alle schreibt:
„Und woher soll ich bitte wissen, dass ich der letzte bin. Danke!“
Mal abgesehen, dass es hier auch um die Frage der Ironie geht, was passiert als nächstes? Ein zweiter wird auf die E-Mail
des ersten und wieder an alle mit dieser E-Mail reagieren:
„Verstehe ich nicht, bist DU denn NICHT der Letzte, Bitte?!“ - Ich breche das an dieser Stelle ab.
Anmerkung 028/02:
Facebook und all die anderen Social Media-Teile haben natürlich ganz andere Methoden, um einen Text wichtig „scheinen“
zu lassen. Beispielsweise denke ich an einen Shit-Storm.
Meiner Meinung nach wird der aber hoffnungslos überbewertet, wie auch die sinkende Wählergunst der Piraten beweist.
< Regel 029: Ziele brauchen Sie schon! Realistische Dialog-Ziele etwa
Entscheiden Sie bei jeder Textnachricht wie E-Mail, welches realistische Dialog-Ziel wollen Sie in dieser Situation und bei
diesen E-Mail Empfängern an erster Stelle erreichen, welches an zweiter und eventuell welches an dritter Stelle?
Eine E-Mail nur so, das gibt es in der D.Zeichen-Punkt-Komma AG nicht mehr!
Anfangs werden Sie denken, dieses Vorgehen sei viel zu zeitraubend! Ist es aber nicht, denn erstens werden Sie von
Dialog-Situation zu Dialog-Situation erfahrener und schneller, zweitens werden Ihre Initiativ-E-Mails präzise, weil sie ein Ziel
erreichen wollen.
Also erst das Entscheiden, erst die Verantwortung, sorry!
< Regel 030: Wie kann denn eine Frage ein Dialog-Ziel sein?
Frage als Top-Ziel einer Textnachricht wie selbst initiierten E-Mail, aber es wird schon wichtig, worauf die Frage abzielt,
oder?
Eine Frage hat immer ein Vorher (= warum sie gestellt wird) und ein Nachher ( = was denn als Antwort durchgehen kann).
Genau diese beiden Perspektiven im Blick zu behalten, das fordert die AG von E-Mail schreibenden Leuten.
Schreiben Sie eine E-Mail, in der eine Frage die Unternehmensgeschichte verändern könnte, dann machen sich Sie bitte
vorher Gedanken, was derjenige, an den die Frage gerichtet ist, von dem Vorher weiß oder wissen könnte. Entsprechend
Ihrer Einschätzung kommen dann nämlich die unterschiedlichen E-Mail Muster zum Einsatz.
< A-Mail:
Sehr geehrter Herr Vorstand, Banken sind in aller Munde, gilt das Gerede auch unserer Bank?
Merke: Erst das Vorher, dann die Frage! & Keine Frage in einer E-Mail ohne ein Vorher!
< B-Mail:
Lieber Teamleiter, wenn man sich so umschaut und aufmerksam beobachtet, was über Banken geschrieben wird, dann [....
und so weiter nach dem Schreib-Modus ...]. Meine Frage: Müssen wir nicht etwas an der Art und Weise ändern, wie wir E-
Mail Anfragen von Kunden beantworten?
< C-Mail: >
Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich mache mir Gedanken und möchte Euch ein wenig teilhaben lassen. Wie Ihr sicherlich
auch lese ich alles, was ich in die Finger bekomme zu der „Situation der Banken“ [ ..... und so weiter nach dem Schreib-
Modus .... ]. Meine Frage in die Runde: Sollten wir uns nicht mal zusammensetzen und gemeinsam die Auswirkungen auf
unsere Arbeit diskutieren? Würde es bei Euch besser an einem Dienstagabend oder einem Donnerstagabend passen?
* * * * * *
Für das Nachher einer Frage sollte man bedenken, ob der, an den man diese Frage richtet, in der Lage ist, eine Antwort zu
geben.
Eine Frage der Frage wegen - noch dazu mit cc.-Publikum - wirkt etwas sehr in Richtung „Selbstdarstellung“.
< Regel 031. - Genaues Lesen muss man erarbeiten >
Regel des genauen Lesens an einem Beispiel. Aus der D.Zeichen-Punkt-Komma AG bekomme ich - das beruht auf einer
Vereinbarung - eine E-Mail, die nach der Anrede so beginnt:
„in Ergänzung des 9:30 Uhr Meetings von Mittwoch ....“ (Original E-Mail D.Zeichen-Punkt-Komma AG )
Die Frage ist, was soll die Leserin oder der Leser dieser E-Mail tun, wenn diese so beginnt? Nichts!
Anmerkung 031/01: Analyse
„In“ = Präposition, die hier die Art und Weise signalisiert, wie das Folgende zu verstehen ist.
„Ergänzung“ = Abstraktes Hauptwort, was immer irgendwie verdächtig ist. Abgeleitet aus dem Verb „ergänzen“. Der E-Mail
Schreiber schreibt quasi vor, wie ich, Leser, seine E-Mail in mein Verstehen einzubauen habe. Er hätte die Alternative
gehabt, mit der Sache zu beginnen, um die es ihm geht, und dann vielleicht irgendwann nachzuschieben, wie er das
einordnet. Ordnung = Abstraktes Hauptwort, abgleitet aus dem Verb „ordnen“!!!
So aber wird auf einer Meta-Ebene Ein-Ordnungs-Politik gemacht, das kostet Zeit und trägt nichts zu der eigentlichen Arbeit
bei.
Mit Information hat das übrigens auch nichts zu tun.
Fazit: Eine E-Mail, die mit einer solchen Eröffnung daherkommt, brauchen Sie jetzt nicht zu lesen, sondern erst, wenn Sie viel
Zeit haben; auch ohne Ihre Lektüre wird es zu einem Konflikt kommen.
Nach meiner Erfahrung beginnt übrigens eine < C-Mail > häufig so.
< Regel 032. - Stundenplan Nachrichten lesen >
Zwar hat die AG die Verantwortung und die Freiheit des Einzelnen verkündet (siehe 26.), dennoch hält man es für sinnvoll,
allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine „Zeittafel“ an die Hand zu geben, anhand derer jeder für sich ablesen kann, wann
sie oder er nach seinen eingetroffenen E-Mails schauen könnte:
(a) E-Mails am Tag 0 - 10 = Automatisches „Pling“ einstellen, um jedes Eintreffen zu erkennen und nachschauen zu können,
ob denn die E-Mail wichtig ist.
(b) E-Mails am Tag 11 - 25 = Kein „Pling“! Erwünschtes Nachschauen zweimal am Tag (z.B. in der Zeit einmal von 9.00 -
10.00 Uhr und 15.00 - 16.00 Uhr).
(c) E-Mails am Tag 26 & mehr = Kein „Pling“! Erwünschtes Nachschauen dreimal am Tag (z.B. in der Zeit vor 9.00 Uhr,
zwischen 12.00 und 14.00 Uhr und nach 16.00 Uhr).
Aus dieser Übersicht ergibt sich: Wer glaubt, laufend nach E-Mails klicken zu müssen, muss es nicht und macht es auf
„eigene Gefahr“.
Aus dieser Übersicht ergibt sich weiter, dass man sehr gut vorhersehen kann, wann wer seinen E-Mail Eingang kontrolliert.
Und wenn man sich an all die hier vorgestellten Regeln zum Schreiben einer Initiativ- oder Antwort-E-Mail hält, kann man
auch ungefähr abschätzen, wann man von wem gelesen wird.
E-Mail Effizienz AAA
Anmerkung 032/01: Facebook / Twitter & Co.
Bei den anderen Medien ist dieser „Stundenplan“ so nicht einzuhalten oder zu entwickeln. Das ist ein Nachteil. Gleichzeitig
erkennt man, worum es bei Facebook, Twitter & Co. wirklich geht. Nicht um das Austauschen von Nachrichten, nicht um
schriftliche Kommunikation, nicht um schriftliche Dialoge - es geht um Aufmerksamkeit und wie man diese (möglicherweise
und von vielen) bekommt. Aber Unternehmen, Konzerne, Betriebe, Geschäfte, Organisationen, Regierungen und Parteien
leben und müssen sich organisieren. Sie leben nur scheinbar von dem großen Bla-Bla.
[wird fortgesetzt - Stand 11. März 2013 ]